Waarom een vriendelijke betalingsherinnering belangrijk is
Veel ondernemers vinden het lastig om een betalingsherinnering te sturen. Je wilt immers niet onbeleefd overkomen of de relatie met je klant op het spel zetten. Toch is het essentieel om op tijd betalingen binnen te krijgen om je eigen bedrijfsvoering gezond te houden. Het goed opstellen van een betalingsherinnering voorkomt misverstanden en zorgt voor een professionele uitstraling.
Wanneer stuur je een betalingsherinnering?
Een betalingsherinnering stuur je meestal wanneer een factuur een paar dagen na de vervaldatum nog niet betaald is. Het is aan te raden om ongeveer vijf werkdagen na de vervaldatum de eerste herinnering te versturen. Wacht niet te lang, maar geef de klant wel de kans om zelf nog actie te ondernemen voordat je een herinnering stuurt.
Hoe stel je een effectieve betalingsherinnering op?
Houd de toon vriendelijk en professioneel
De toon van je bericht is cruciaal. Begin met de veronderstelling dat je klant het vergeten is of dat er sprake is van een administratieve fout. Een vriendelijke toon verlaagt de drempel voor de klant om snel te betalen en behoudt het zakelijke vertrouwen.
Wees duidelijk en specifiek
Vermeld altijd om welke factuur het gaat, het factuurnummer, de vervaldatum en het openstaande bedrag. Dit voorkomt verwarring en maakt het voor de klant makkelijker om snel te betalen, zonder te hoeven zoeken naar eerdere communicatie of documenten.
Stel een nieuwe betalingstermijn
Geef in je herinnering een duidelijke nieuwe termijn aan. Bijvoorbeeld vijf werkdagen om alsnog te betalen. Zo stel je heldere verwachtingen en voorkom je verdere vertragingen.
Wat als betalen uitblijft?
Stuur een tweede herinnering
Als de klant na je eerste herinnering nog steeds niet heeft betaald, kun je een tweede herinnering sturen. Deze mag iets steviger van toon zijn, maar blijf altijd beleefd en professioneel. Laat eventueel weten wat de volgende stap is als betaling wederom uitblijft, zoals het inschakelen van een incassobureau.
Denk na over een aanmaning voordat je incasso inschakelt
Een aanmaning is de laatste stap voordat je een incassobureau inschakelt. Hierin geef je de klant een laatste kans om binnen een korte termijn alsnog te voldoen aan de betaalverplichting, met duidelijke gevolgen als dit niet gebeurt.
Voorkom betalingsproblemen in de toekomst
Voorkomen is beter dan genezen. Zorg voor duidelijke afspraken over betalingstermijnen bij de start van een samenwerking. Stuur facturen direct na levering van diensten of producten en monitor actief of ze op tijd betaald worden. Overweeg ook om automatische herinneringen via boekhoudsoftware in te zetten.
