De basisverplichtingen als werkgever
Als je je eerste werknemer aanneemt, verandert je positie direct van zelfstandig ondernemer naar werkgever. Dat brengt een aantal juridische verplichtingen met zich mee. Je moet voldoen aan arbeidsrechtelijke regels, je administratie op orde hebben en zorgen voor een veilige werkomgeving. Deze verplichtingen gelden ook als iemand parttime werkt of als er in eerste instantie sprake is van een tijdelijk contract.
Arbeidsovereenkomst en arbeidsvoorwaarden
Voor je werknemer start, leg je de afspraken vast in een schriftelijke arbeidsovereenkomst. Hierin neem je onder meer de functie, het loon, de arbeidsduur, de duur van het contract, de opzegtermijn en de eventuele proeftijd op. Controleer of er een cao van toepassing is. Een cao kan regels bevatten over loon, toeslagen, verlof en pensioenen die je verplicht moet volgen. Ook moet je afspraken maken over vakantiedagen, arbeidsongeschiktheid en nevenwerkzaamheden.
Registratie, loonadministratie en belastingen
Met een werknemer krijg je te maken met loonheffingen, sociale verzekeringen en een uitgebreidere administratie. De Belastingdienst en andere instanties verwachten dat je gegevens tijdig en correct aanlevert. Een fout in de loonadministratie kan leiden tot naheffingen, boetes of conflicten met je werknemer.
Loon, loonstrook en arbeidsrechtelijke administratie
Je bent verplicht een loonadministratie bij te houden en de juiste loonbelasting en premies in te houden en af te dragen. Je verstrekt bij elke salarisbetaling een loonstrook met daarop onder andere het brutoloon, het nettoloon en de inhoudingen. Daarnaast moet je kopieën van identiteitsbewijzen, arbeidsovereenkomsten, verlofadministratie en ziekmeldingen bewaren. Zorg dat je werknemer minimaal het wettelijk minimumloon ontvangt en dat overuren, toeslagen en vakantiegeld volgens wet of cao worden uitbetaald.
Verplichtingen rond veiligheid, gezondheid en privacy
Werkgevers hebben een zorgplicht voor de fysieke en mentale gezondheid van werknemers. Ook moet je zorgvuldig met persoonsgegevens omgaan. Deze verplichtingen gelden zowel op kantoor, in een werkplaats als bij thuiswerken. Een goed beleid beperkt de kans op ongevallen, uitval en juridische claims.
Arbowet, verzuim en bescherming van gegevens
Je moet voldoen aan de Arbowet en zorgen voor een veilige en gezonde werkplek. Dat betekent onder meer het opstellen van een risico inventarisatie en evaluatie en het nemen van passende maatregelen om risico’s te beperken. Voor verzuimbegeleiding werk je samen met een arbodienst of bedrijfsarts. Daarnaast moet je de privacy van je werknemer beschermen. Verwerk alleen noodzakelijke persoonsgegevens, beveilig je systemen en beperk de toegang tot personeelsdossiers. Leg in een privacyverklaring uit welke gegevens je verzamelt en waarom. Zo verklein je de kans op conflicten en bouw je aan een professionele en betrouwbare werkgever werknemerrelatie.
