Een dropdown in Excel maak je op vier manieren: (1) via Gegevens > Gegevensvalidatie > Lijst met handmatige opties, (2) via Gegevensvalidatie met verwijzing naar een celbereik, (3) via een benoemde tabel voor dynamische lijsten, of (4) via een ActiveX-besturingselement voor geavanceerde formulieren. De eerste methode is de snelste en werkt in alle versies vanaf Excel 2010.
Methode 1: handmatige lijst
Selecteer de cel, ga naar tabblad Gegevens, klik Gegevensvalidatie. Kies bij Toestaan 'Lijst' en typ de opties bij Bron, gescheiden door puntkomma's: Ja;Nee;Misschien. Klik OK. Snelste optie voor korte, vaste lijsten.
Methode 2: verwijzing naar celbereik
Zet je opties in een aparte kolom (bijvoorbeeld A1:A15). Selecteer je doelcel, open Gegevensvalidatie en vul bij Bron in: =$A$1:$A$15. De $ tekens maken de verwijzing absoluut zodat kopiëren de bron niet verschuift.
Methode 3: benoemde tabel (dynamisch)
Selecteer je optielijst en druk Ctrl+T om er een tabel van te maken. Geef via Tabelontwerp een naam (bijvoorbeeld 'Statussen'). Bij Gegevensvalidatie vul je in: =INDIRECT("Statussen[Status]"). De dropdown groeit automatisch mee met de tabel.
Methode 4: ActiveX-besturingselement
Ga naar Ontwikkelaars-tabblad (activeer via Bestand > Opties > Lint aanpassen) > Invoegen > ActiveX-besturingselementen > Keuzelijst. Teken de dropdown, rechtsklik > Eigenschappen en stel ListFillRange in. Voor geavanceerde formulieren en macro-koppelingen.
Afhankelijke dropdowns
Voor cascaderende keuzelijsten (kies land > toon steden van dat land) gebruik je INDIRECT. Benoem elke sublijst gelijk aan de hoofdkeuze en gebruik bij de tweede dropdown: =INDIRECT(A2). Nu wisselt de tweede dropdown mee met de eerste.
Meest gemaakte fouten
Puntkomma's vergeten (gebruik ; in Nederlandse Excel, , in Engelse). Vergeten de bron absoluut te maken ($-teken). Tabel niet als tabel opmaken bij dynamische lijst. Foutmelding uit laten staan waardoor gebruikers eigen tekst kunnen invoeren.
Kort samengevat
Voor 90% van de gevallen is methode 1 of 2 genoeg: Gegevens > Gegevensvalidatie > Lijst. Voor dynamische lijsten die meegroeien pak je methode 3 met een benoemde tabel. ActiveX gebruik je alleen bij formulieren met VBA-koppeling.
