Je hebt een klus opgeleverd, een factuur van 2.500 euro plus 525 euro btw verstuurd, en de klant betaalt niet. Vervelend genoeg heb je die 525 euro btw al aan de Belastingdienst afgedragen in de aangifte over het kwartaal waarin je factureerde. Het goede nieuws: je kunt die btw terugkrijgen. Dat doe je door het bedrag als voorbelasting te verrekenen in je btw-aangifte, zodra de vordering oninbaar is. Volgens de wet is dat in elk geval zo als de klant een jaar na de uiterste betaaldatum nog niet heeft betaald. Is eerder al duidelijk dat er niets meer komt, bijvoorbeeld omdat de klant failliet is, dan mag je ook eerder corrigeren. In dit artikel lees je hoe dat precies werkt, wat je in de tussentijd kunt doen om je geld alsnog binnen te halen en wat het doet met je winst.
Waarom je btw betaalt over geld dat je niet hebt
De meeste ondernemers werken met het factuurstelsel. Dat betekent dat de btw verschuldigd is op het moment dat je de factuur verstuurt, niet op het moment dat je het geld ontvangt. Stuur je op 15 september 2026 een factuur van 3.025 euro inclusief btw, dan geef je die 525 euro aan in de aangifte over het derde kwartaal en betaal je die uiterlijk eind oktober. Of de klant op dat moment al betaald heeft, maakt niet uit.
Kleinere ondernemers met het kasstelsel, zoals sommige winkeliers en horecaondernemers, hebben dit probleem niet: zij betalen pas btw als het geld binnen is. Voor iedereen op het factuurstelsel geldt de regeling voor oninbare vorderingen.
Wanneer is een factuur oninbaar?
Sinds 2017 kent de btw-wet een duidelijke termijn. Een vordering geldt als oninbaar uiterlijk een jaar na de uiterste betaaldatum, als er dan nog niet (volledig) betaald is. Die uiterste betaaldatum is de termijn die op je factuur staat, of als je niets hebt afgesproken, de wettelijke termijn van 30 dagen.
Een rekenvoorbeeld. Je factuur van 15 september 2026 heeft een betaaltermijn van 30 dagen. De uiterste betaaldatum is dan 15 oktober 2026. Betaalt de klant niet, dan is de vordering op 15 oktober 2027 in elk geval oninbaar. Je verrekent de 525 euro dan in de btw-aangifte over het vierde kwartaal van 2027.
Je hoeft niet altijd een jaar te wachten. Blijkt eerder dat de klant niet meer gaat betalen, dan mag je de btw al terugvragen in de aangifte over het tijdvak waarin dat duidelijk werd. Denk aan:
- een faillissement van de klant waarbij de curator laat weten dat er voor concurrente schuldeisers niets overblijft;
- een schuldsaneringstraject (Wsnp) van een particuliere klant;
- een afgeronde incassoprocedure waarin de deurwaarder vaststelt dat er niets te halen is.
Zorg in die gevallen dat je de onderbouwing bewaart, zoals de brief van de curator of het rapport van de deurwaarder. Bij een controle moet je kunnen aantonen waarom je de vordering als oninbaar hebt aangemerkt.
Zo verwerk je het in je btw-aangifte
Je vraagt de btw niet terug met een los verzoek of een aparte brief. Je neemt het bedrag op als voorbelasting in de gewone btw-aangifte over het tijdvak waarin de vordering oninbaar is geworden. In ons voorbeeld verhoog je in dat kwartaal de voorbelasting met 525 euro. Daardoor betaal je in dat kwartaal 525 euro minder btw, of krijg je dat bedrag terug als je per saldo meer voorbelasting dan af te dragen btw hebt.
Ben je de termijn gemist en al een paar kwartalen verder? Dan kun je een suppletieaangifte doen over het tijdvak waarin je het had moeten verwerken. Wacht daar niet te lang mee, want voor suppleties geldt een termijn van vijf jaar.
Deels betaald
Heeft de klant een deel betaald, bijvoorbeeld 1.210 euro van de 3.025 euro, dan is alleen het onbetaalde deel oninbaar. Over dat resterende bedrag van 1.815 euro zit 315 euro btw (1.815 gedeeld door 1,21 keer 0,21). Dat is het bedrag dat je als voorbelasting verrekent.
Toch nog betaald
Betaalt de klant na de verrekening alsnog, geheel of gedeeltelijk, dan ben je over dat ontvangen bedrag weer btw verschuldigd. Die geef je aan in de aangifte over het tijdvak waarin je het geld ontvangt. Je loopt dus geen risico op dubbel voordeel, maar ook niet op dubbel nadeel.
En de klant dan?
Is je klant zelf ondernemer en heeft hij de 525 euro btw al als voorbelasting afgetrokken, dan moet hij die terugbetalen aan de Belastingdienst als hij de factuur een jaar na de uiterste betaaldatum nog niet heeft voldaan. Dat is de spiegelregel van jouw teruggave. Het is een argument dat je in de laatste fase van je incassotraject kunt noemen: niet betalen levert de klant uiteindelijk ook geen btw-voordeel op.
Eerst alles doen om het geld binnen te halen
De btw terugkrijgen is een pleister, geen oplossing. Je bent nog steeds 2.500 euro omzet kwijt. Probeer daarom eerst de factuur alsnog betaald te krijgen. Een praktische volgorde:
- Vriendelijke herinnering kort na de vervaldatum. Vaak is een factuur gewoon over het hoofd gezien.
- Telefonisch contact. Een gesprek levert vaak meer op dan een tweede mail, en je hoort of er een betalingsprobleem speelt waarvoor een regeling mogelijk is.
- Aanmaning of veertiendagenbrief. Bij particuliere klanten ben je wettelijk verplicht eerst een brief te sturen met een termijn van veertien dagen voordat je incassokosten mag rekenen.
- Incassobureau of deurwaarder. Pas als de vorige stappen niets opleveren.
Bij een openstaand bedrag van 3.025 euro mag je volgens de wettelijke staffel voor buitengerechtelijke incassokosten 15 procent over de eerste 2.500 euro en 10 procent over het deel daarboven rekenen. Dat komt neer op 375 euro plus 52,50 euro, samen 427,50 euro. Daarnaast heb je recht op de wettelijke rente. Bij een zakelijke klant is dat de wettelijke handelsrente, die in 2026 rond de 10 procent per jaar ligt; bij een particulier de lagere wettelijke rente voor consumententransacties.
Wat het doet met je winst
Los van de btw heb je ook een verlies op de omzet zelf. Die 2.500 euro heb je in je boekhouding als omzet en als debiteur opgenomen. Wordt duidelijk dat de klant niet gaat betalen, dan boek je de vordering af of vorm je een voorziening voor dubieuze debiteuren. Dat verlaagt je winst en daarmee de inkomstenbelasting of vennootschapsbelasting die je betaalt. Bij een eenmanszaak in een gemiddelde belastingschijf scheelt dat al snel een paar honderd euro belasting.
Het netto verlies van de onbetaalde factuur is dus kleiner dan 3.025 euro: de 525 euro btw krijg je terug en over de 2.500 euro omzet betaal je uiteindelijk geen belasting. Toch blijft het tijd en geld die je in een klant hebt gestoken zonder vergoeding.
Zo voorkom je het de volgende keer
Voor grotere opdrachten loont het om vooraf een deel te factureren, bijvoorbeeld 30 of 50 procent bij opdrachtverlening. Controleer nieuwe zakelijke klanten in het Handelsregister van de KvK en kijk of er een faillissement of surseance bekend is. Hanteer een korte betaaltermijn en stuur direct na de vervaldatum een herinnering. En leg in je algemene voorwaarden vast welke rente en incassokosten je rekent bij te late betaling.
Blijft een factuur van 3.025 euro onbetaald, dan ben je dus niet de hele 525 euro btw kwijt. Noteer de uiterste betaaldatum in je agenda, zet een herinnering op precies een jaar later en verwerk de btw dan als voorbelasting. Twijfel je over het moment of de onderbouwing, leg het dan even voor aan je boekhouder: die kan de correctie in één keer goed meenemen in de aangifte.
