Veel bedrijven gebruiken nog steeds Excel-spreadsheets om hun IT-hardware bij te houden. Op het eerste gezicht lijkt dit een logische keuze: iedereen kent Excel, het is gratis beschikbaar, en het lijkt eenvoudig genoeg om laptops, monitors en telefoons in een lijst te zetten. Maar naarmate organisaties groeien en de IT-omgeving complexer wordt, begint dit systeem snel te wankelen. Wat ooit overzichtelijk leek, verandert in een onoverzichtelijke chaos van verschillende versies, ontbrekende gegevens en verouderde informatie.
De realiteit is dat Excel simpelweg niet is ontworpen voor professioneel IT-asset management, en bedrijven die vasthouden aan spreadsheets lopen significant risico op kosten, inefficiëntie en beveiligingsproblemen. Voor moderne organisaties die hun IT-hardware professioneel willen beheren, is de overstap naar een gespecialiseerde oplossing zoals D-atz geen luxe maar een noodzaak. Dit platform biedt de automatisering, realtime inzichten en controle die Excel nooit kan bieden.
Gebrek aan realtime informatie
Een van de grootste tekortkomingen van Excel is dat het statisch is. Zodra iemand een spreadsheet opent en wijzigingen aanbrengt, ontstaat een nieuwe versie. Voordat je het weet circuleren er vijf verschillende versies van dezelfde lijst, elk met andere informatie. Wie heeft de meest actuele versie? Welke laptop heeft medewerker X nu echt in gebruik? In een professioneel asset management systeem is alle informatie realtime beschikbaar en altijd actueel, zodat iedereen werkt met dezelfde betrouwbare data.
Menselijke fouten en inconsistentie
Excel is volledig afhankelijk van handmatige invoer, wat de deur openzet voor talloze fouten. Iemand vergeet een apparaat toe te voegen, typt een verkeerd serienummer in, of update de status niet wanneer een laptop wordt ingeleverd. Deze kleine fouten stapelen zich op en leiden tot een database die steeds minder betrouwbaar wordt. Geautomatiseerde systemen elimineren dit probleem door automatisch apparaten te registreren, wijzigingen bij te houden en workflows af te dwingen.
Geen inzicht in lifecycle en kosten
Met Excel is het vrijwel onmogelijk om goed inzicht te krijgen in de volledige levenscyclus van je hardware. Wanneer zijn apparaten aangeschaft? Wanneer lopen garanties af? Welke apparaten zijn toe aan vervanging? Wat zijn de totale kosten per medewerker of afdeling? Deze analyses vereisen complexe formules en handmatig werk. Moderne asset management tools bieden dashboards en rapportages die deze inzichten automatisch genereren, zodat je datagedreven beslissingen kunt nemen.
Beveiligings- en compliance risico's
Excel-bestanden bevatten vaak gevoelige informatie over apparaten, serienummers en medewerkers. Deze bestanden worden via e-mail gedeeld of opgeslagen op gedeelde schijven, wat ernstige beveiligingsrisico's creëert. Daarnaast voldoet een Excel-lijst zelden aan audit-eisen of compliance-standaarden.
Schaalbaarheid
Wat werkt voor tien medewerkers faalt compleet bij honderd medewerkers met laptops, telefoons, tablets en monitors. Excel schaalt simpelweg niet mee met groeiende organisaties. Voor bedrijven die IT-hardware serieus willen beheren, is professionele asset management software de enige houdbare oplossing.
